ليش ما أحد يفتح تقريرك الأسبوعي

كل متجر عنده تقارير. وقليل جدًا عنده تقرير يفتحه أحد مرتين.

الفجوة مو في توفر البيانات. أغلب التقارير مبنية عشان تثبت إن كل شي مقاس، مو عشان تطلّع قرار. والهدفين مختلفين، والتقرير عادة يخدم الهدف الغلط.

الشكل الأول: تقرير مصمم للطباعة

أربع عشرة صفحة، وثلاث مشاكل ثابتة فيها:

ما فيه تدرّج. كل مقياس ياخذ نفس الوزن البصري، فالقارئ لازم يبني الأهمية بنفسه. وعلى الجوال، بدقيقتين، ما يسويها. يسكّره.

ما فيه مقارنة. الرقم بلا مرجع ما يعني شي. 128,450 ر.س ما تقول لك شي لين تجلس جنب الأسبوع اللي فات، أو نفس الأسبوع السنة الماضية، أو الهدف.

ما فيه استنتاج. التقرير ينتهي ببيانات بدل ما ينتهي بوش تسوي. فلازم أحد يقرأه ويطلّع رأي ويقترح خطوة، وذاك الأحد مشغول. يقعد التقرير أسبوع وبعدها يصير قديم.

الشكل الثاني: تقرير مصمم للقرار

أربعة أشياء، بهذا الترتيب:

1. الرقم الرئيسي ومعه مقارنة. طالع ولا نازل، مقابل وش.
2. التركيبة. وش أنتجه: أعلى المصادر وحصة كل واحد.
3. أكبر تغيير. مو أكبر رقم، أكبر حركة.
4. خطوة مقترحة وحدة. محددة كفاية عشان تتصرف عليها بدون تحليل إضافي.

وكل شي ثاني ملحق. لو ما خدم واحد من الأربعة، فمكانه شاشة يفتحها أحد بقصد، مو وثيقة ترسلها للناس.

والبند الثالث هو اللي يحدد البند الرابع: الخطوة المقترحة تطلع من أكبر حركة، لأن هناك يكون القرار متاح هالأسبوع. ولو طلعت الخطوة غلط، ما فيه ضرر كبير. هي تنبيه مو تعليمة، ووظيفتها تخلي الشخص الصح يفتح الشاشة الصح.

متى يكفي أربعة أسطر

ملخص من أربعة أسطر ما هو نسخة أضعف من تقرير أربع عشرة صفحة. وظيفته ثانية: التقرير تفتحه لما تبي تحقق في شي، والملخص يقول لك متى تفتحه.

وأغلب التقارير المتكررة تمشي بنفس الطريقة. تبدأ مركّزة، وكل ما سأل أحد سؤال ينضاف قسم، لين يكبر الملخص ويصير تقرير ما أحد يفتحه.

واللي يوقف هذا إنك ما تضيف قسم إلا لما تشيل قسم.

وين يوصل التقرير

لو كان التقرير يحتاج لابتوب عشان تفتحه، بتفتحه في يوم فاضي وبتتخطاه في الأسبوع اللي كان يهم. طريقة التوصيل تقرر هل يوصل المحتوى أصلًا ولا لا.

قاعدتين عمليتين: الملخص يروح وين يشوف الفريق يوميًا، والتقرير الكامل يعيش مكان يقدرون يفتحونه لما يقول لهم الملخص. راجع الملخص الأسبوعي.

ولو كانت الإدارة أو الشركاء يبون كل شي، اللي يبونه فعلًا إنهم يقدرون يشوفون كل شي وقت ما يبون. اعطهم وصول للتقرير الكامل، وأرسل لهم أربعة أسطر.

وكل رقم في الملخص اللي ترسله لازم يطلع من استعلام جاهز ومعرّف من قبل. أنت أصلًا تفترض إن ما أحد بيفتح التقرير اللي وراه، فلو الملخص يحسب شي بنفسه، ممكن يغلط وما أحد ينتبه.

في فلوفاي، الإيراد حسب المصدر، ومقارنات الفترات، واتجاهات الإسناد، والاستعلامات وراها — شغّالة اليوم، فمحتوى الملخص متاح عند الطلب. أما إرسال الملخص تلقائيًا بجدول ثابت فهو على خارطة الطريق وما نزل. لين ينزل، البديل وقت أسبوعي ثابت تفتح فيه اللوحة وتقرأ نفس الأربعة أشياء. وهذي خطوة يدوية، يعني تسقط بسهولة في الأسابيع المزدحمة.

وش تغيّر الأسبوع الجاي

خذ تقريرك الحالي واستخرج منه أربعة أسطر: الرقم الرئيسي ومقارنته، وأعلى مصدرين، وأكبر حركة، وخطوة وحدة. أرسل الأربعة أسطر، وخلّ التقرير الطويل مكانه للي يبي يفتحه.